豪馬(香港)有限公司
商业行為准則審核程序
Page 1 of 1 Hallmark Cards (HK) Ltd. - Compliance
豪馬公司希望在對工廠進行行為准則審核的過程中，工廠能遵循豪馬公司的審核程序，以確保審核能夠順利而有序的進行。審核中查看的所有資料只用于評估工廠的最低工資，加班工資的支付，工人年齡，健康與安全等方面是否符合當地有關勞工、健康与安全及環境保護的法律法规。
1. 審核程序
1.1. 首次會議
1.1.1. 审核开始前，豪马公司之审核员或豪馬公司委託之公证行的审核员与厂方管理层开首次会议，说明审核之目的，豪马公司行为准则之要求，需要厂方提供的协助，有可能出现之疑问等。我们建议双方在审核之前达成共识。
1.2. 參觀工廠及審核文件
1.2.1. 巡查工厂时，工厂管理层须指派一位熟悉工厂运作的人员做陪同，解释工厂的结构，审核员身在何处，进行什么工序。工厂须允许审核员进入工厂所有区域，包括车间，宿舍，仓库，办公室等。
1.2.2. 供應商需提供給審核員“請準備以下記錄供審查員參考”清單中的文件及允許將其複印本帶回以備參考。
1.2.3. 審核員在有需要的情況下，查看與員工工作有關的資料來審核工廠的運作是否符合當地相關的法律法规及豪马公司的行為准則的要求。
1.3. 訪問工人
1.3.1. 审核员将在工厂随机抽出部分员工进行单独采访。在訪問工人之前，希望廠方能准備一間單獨的房間以備審核員之用。审核员訪問期間，廠方人員不得在場。訪問会涉及工人之年龄，薪金，来自何省份，以及对工厂内部之各种条例和规章制度之认识。
1.4. 內部會議
1.4.1. 審核員討論在看廠，查看文件，訪問工人過程中發現的不符合項，并完成初步的報告。
1.5. 總結會議
1.5.1. 在所有文件核对完成及訪問工人結束后，审核员将与管理层召开总结会议，讨论初步审查结果和厂方需要改进的方面。如果审核结果不符合要求，豪马公司将要求对贵厂进行再次审核。
2. 審核报告
正式的審核報告包括在審核中發現的不符合項及對工廠怎樣做出改善的建議。審核報告由豪馬公司採購部門人員發到廠方手中。在收到報告後，工廠管理層需交給豪馬公司一份糾正措施計劃，或與豪馬公司開會討論工廠需要采取的纠正措施。
3. 重新审核
豪馬公司會安排对供應商进行重审，以核實供應商是否已實施纠正措施。如果发现在期限内工厂没有采取任何纠正措施，将导致豪马公司取消与工厂未完成之定单并停止與其业务关系。

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